Мы получаем огромное количество запросов на автоматизацию управления проектами. Однако, мало где этот самый проектный учет ведется. Чаще всего это обычный файл Excel, а в лучшем случае файл MS Project.
В последнем случае это, как правило, структура этапов проекта, разбитая на задачи. Отлично, если указываются конкретные ресурсы с их занятостью. Обновление и актуализация этих файлов требует ручного управления, а дата актуализации чаще всего совпадает с отчетным совещанием.
Почему даже при наличии инструментов проектный учет по-прежнему является проблемным? Для начала, давайте попробуем разобраться, какие типовые проблемы встречаются:
- Обычно этим файлом занимается один человек, и формат выбирается именно им;
- Частота обновления самого файла, как мы писали выше, невысокая. Обновляется файл, чаще всего, только перед отчетными совещаниями;
- Затруднен доступ и совместная работа с обновленной версией файла;
- Требуется ручная корректировка файла в случае необходимости.
Но самая главная проблема такого проектного учета – это его оторванность от бизнес-процессов компании: нет возможности обсудить проект в чате, или назначить дополнительные задачи сотруднику, или, в конце концов, проконтролировать фактическое выполнение проектной задачи, а также получить информацию об исполнительской дисциплине по проекту.
Отсюда следует вполне очевидный вывод – успех в использовании инструментов проектного учета зависит от того, насколько эти инструменты интегрированы в общую коммуникативную среду компании.
Мы уже говорили о различных возможностях системы Битрикс24 - это и CRM, и персональные поручения, и сайты и многое другое. И преимущества этого решения как раз в том, что все это взаимосвязано. Как вы, наверное, догадались, в Битрикс24 есть и проектный учет. Вы можете создавать проекты, назначать проектную команду, вести задачи в иерархии и контролировать их.
Разумеется есть и диаграмма Ганта. У проекта есть чаты, календарь и многое другое.
Так, например, если сотрудник участвует в каком-либо проекте, и у него есть задачи по нему – они попадут в общий список задач, вместе с персональными поручениями, и ему не придется переключатся между списками. Такое переключение может привести к тому, что сотрудник просто-напросто забудет о какой-то задаче. Разумеется, вы можете отфильтровать список задач и видеть задачи только по своему проекту.
Если вопрос проектного управления у вас стоит остро – наши консультанты словом и делом помогут построить систему управления проектами, удобную и эффективную именно для вашей организации.
Автор текста: Константин Владимирович Митин, руководитель направления консалтинга ГК "ЛАРГА"